Funções do Sistema de Monitoramento
O monitoramento é essencial para que o governante e o gestor conheçam a evolução da situação que enfrentam e apreciem os resultados de suas ações, de forma a ser possível a tomada de decisões que possam resultar em modificações tempestivas.
A estatística tradicional não cumpre essa função adequadamente, por demandar muito tempo entre a ocorrência de um fato, a captura do dado que o comprova, e a disponibilização da informação decorrente. Dessa forma, é preciso monitorar indiretamente a realidade, mediante o uso de indicadores.
Características Básicas de um Sistema de Monitoramento
No monitoramento, o usuário é muito bem definido, e a informação é destinada a subsidiar decisões relacionadas a uma ação que está em desenvolvimento, e a conhecer e, se possível, mensurar o impacto dessa ação, comparando-o com o esperado ou planejado.
A informação é ultra-seletiva, pois se destina a um usuário concreto com interesses específicos. O excesso de informações pode tirar o foco do gestor daquelas questões que são fundamentais. No monitoramento, é crucial que a informação chegue ao gestor em tempo eficaz, pois se destina a possibilitar a tomada de decisões destinadas a corrigir
oportunamente uma ação em andamento. Grande parte das informações são perecíveis, portanto têm de ser constantemente atualizadas para não perderem seu valor. A produção pode ser descentralizada, de forma a permitir sua alimentação em tempo eficaz em cada nível de utilização. Um sistema de monitoramento opera com um conjunto de indicadores e sinais que são significativos para um conjunto ou um usuário específico.
Essas características tornam mais complexo o desenho e a operacionalização de um bom sistema de monitoramento que parece, em teoria, simples.
Técnicas de Formulação de Indicadores
A representação de uma variável relevante que preenche os requisitos necessários para constituir-se em ferramenta eficiente e eficaz à gestão pública, seja ela índice ou indicador gráfico ou numérico, requer conhecimentos do objeto a ser monitorado, mas também a utilização de técnicas específicas para sua definição, estruturação, alimentação, apresentação e interpretação. Quando se trabalha com indicadores sociais, fundamentais para a definição das prioridades governamentais (seleção de problemas, ou definição de objetivos) bem como na posterior aferição de resultados, é desejável o conhecimento,
mesmo que não aprofundado dos conceitos fundamentais de estatística descritiva, que é objeto de um dos temas desse curso.
Categorias de Indicadores de Gestão
Todas as etapas que envolvem a ação governamental, a partir de sua concepção até a mudança situacional resultante de seu impacto na realidade, bem como os meios de produção e demais fatores que interferem no processo produtivo, podem ser acompanhadas e monitoradas, incluindo o contexto no qual está sendo ou será desenvolvida.
Para cada dimensão a ser acompanhada, temos indicadores específicos que podem ser classificados, grosso modo, em: Indicadores de Recursos, de Processos, de Desenvolvimento, de Programas e Projetos, de Produtos e de Resultados. De sua análise individual ou das relações entre eles teremos indicadores de qualidade, eficiência, eficácia etc. Podem e devem ainda ser monitoradas as principais variantes que impactam o problema de forma intensa, influindo no resultado a ser alcançado. Como um planejador e gestor pode apenas controlar a qualidade de seu plano e de sua implementação, mas não as circunstâncias nas quais ele será desenvolvido, é fundamental que sejam monitorados os posicionamentos dos principais atores ante as ações planejadas, bem como as variáveis de contexto que compõem o cenário.
Requisitos Necessários aos Indicadores de Gestão
Um indicador de gestão é uma representação numérica de uma variável importante para um nível determinado de responsabilidade. É importante que ele assegure que essa representação seja significativa da variável, que ele seja pertinente para a responsabilidade considerada, que sua quantificação seja confiável e que se possam avaliar os resultados por comparação com uma meta inicial ou um padrão esperado, além da já salientada necessidade de ser atualizado e disponibilizado em tempo eficaz.
Centros de Responsabilidade e de Decisão
A estrutura de uma organização, tendo em vista a realização de objetivos, representa a forma como as atividades e as responsabilidades são organizadas e o processo decisório é realizado; não importa se se trata de um programa, um projeto, um órgão ou uma instituição. Todo arranjo organizacional encarregado de produzir algo deve ser analisado
em função da responsabilidade e do poder de tomar decisões para que se possa estabelecer coerentemente a natureza das informações gerenciais necessárias, bem como sua periodicidade de alimentação e disponibilização
Sistema de Monitoramento por Painéis de Controle
A montagem de um sistema de monitoramento passa por desenhar o conjunto de indicadores de desempenho necessário a cada centro de responsabilidade, definir a periodicidade de alimentação, as fontes de informação, as rotinas de alimentação e seus responsáveis.
Assim, o acompanhamento de um programa, um projeto etc. pode requerer um conjunto de painéis de controle, com temporalidades diferentes, em função da necessidade específica dos diferentes centros de responsabilidade. É necessário ter muito clara a diferença entre um sistema de monitoramento e um sistema de informações, bem como esclarecer os conceitos de bancos de dados. Deve-se, também, estabelecer a distinção entre monitorar e avaliar. A estruturação e operação de um sistema de monitoramento de programas e projetos será um tema específico do curso.
Fonte: http://www.fundap.sp.gov.br/debatesfundap/pdf/Gestao_de_Poi%C3%ADticas_Publicas/INDICADORES_PARA_MONITORAMENTO_DE_PROGRAMAS_E_PROJETOS.pdf
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